帳簿在使用過程中，應妥善保管。帳簿的封面顏色，同一年度內力求統一，逐年更換顏色，便于區別年度。這樣，在找帳查帳時就會比較方便。帳簿內部，應編好目錄，建立索引。注意貼上相應數額的印花稅票。
活頁帳本時可以用線繩系起來。下面介紹活頁搖夾使用方法：
(1)用搖手插入帳簿測面的孔中，向右旋轉，開啟搖夾。
(2)旋去螺帽，取去簿蓋。
(3)將賬簿活頁裝入，可隨意裝用，最多可裝300頁。
(4)復上簿蓋，旋上螺帽，再用搖手向左旋轉，鎖緊搖夾。活頁搖夾的絡鏈條長50毫米，帳頁在裝入取出過程中，搖手旋轉鏈條時要注意帳頁軋住鏈條節頭，當帳頁被軋住時，搖手旋轉不動，千萬不要強旋，請用手輕輕搖動鏈條節頭，不使帳頁軋住，然后開啟或鎖緊搖夾。這樣可保持長期使用。 搖夾使用的特點是比較安全，因為帳簿搖緊后，其他人員如果沒有專門工具，不容易隨意抽取、更換帳頁，從而使得帳頁不易散失；其缺點是成本相對高。
賬簿在過次年后，應將賬簿裝訂整齊，活頁帳要編好科目目錄、頁碼，用線繩系死，然后貼上封皮，在封皮上寫明帳簿的種類、單位、時間，在帳簿的脊背上，也要寫明賬簿種類、時間。
會計業務量小的公司，賬簿可以不貼口取紙；會計業務量大的公司，帳簿上應該貼口取紙，可以按一級科目或材料大類，按帳頁順序由前往后，自上而下地粘貼，當合起賬簿時，全部口取紙應該整齊，均勻，并能夠顯露出科目名稱，不要在帳簿上下兩側貼口取紙，而應在右側粘貼，這樣，可保證整齊，存檔時可以戳立放置，以便抽取。
